Conditions Générales de Vente (CGV)
Bookia transforme la gestion documentaire de vos équipes commerciales et techniques.
Stockage sécurisé, recherche intelligente et partage instantané de vos documents stratégiques.
1. Définitions
2. Objet
Les présentes Conditions Générales de Vente ont pour objet de définir les modalités selon lesquelles BOOKIA, solution SaaS éditée par BLOOKOD, fournit au Client un service de gestion documentaire en ligne accessible via une interface web, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 (hors opérations de maintenance).
Le Service permet notamment :
le stockage sécurisé et chiffré des documents du Client,
le classement des documents, soit de manière automatique grâce à l’intelligence artificielle, soit manuellement selon le choix de l’utilisateur,
la génération de tags et propriétés de référence de façon automatique via l’IA ou manuelle,
la recherche et la consultation des documents, soit via un moteur classique, soit via une recherche assistée par IA,
le téléchargement de “books de référence”, générés manuellement ou avec l’assistance de l’IA.
Le Service peut inclure différentes formules d’abonnement, différenciées par :
la capacité de stockage allouée,
le volume d’appels IA (tokens) disponibles.
Le Service n’a pas vocation à constituer une solution d’archivage légal ou probant. En conséquence, [Nom de la société] ne pourra être tenue responsable en cas de perte, d’altération ou de corruption de documents, ni garantir leur valeur juridique ou légale.
Le Service s’adresse principalement aux professionnels et entreprises.
3. Conditions d’accès au Service
L’accès au Service nécessite la création préalable d’un compte utilisateur via une adresse email et un mot de passe choisis par le Client.
Lors de la création du compte, le Client doit souscrire un abonnement afin d’ouvrir un espace d’entreprise. Cet espace permet d’ajouter des utilisateurs supplémentaires, dans la limite définie par la formule d’abonnement souscrite. Le Client administrateur est la personne ayant souscrit l’abonnement et dispose des droits de gestion des utilisateurs rattachés à son espace.
Le Client est seul responsable de la confidentialité et de la sécurité de ses identifiants de connexion, ainsi que de toute utilisation de son compte. BLOOKOD ne pourra être tenue responsable d’une utilisation frauduleuse ou non autorisée du compte en cas de divulgation volontaire ou involontaire des identifiants par le Client.
L’accès au Service nécessite une connexion internet active et l’utilisation d’un navigateur web compatible (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge ou Safari, dans leurs versions à jour). L’application est accessible sur desktop, tablette et mobile grâce à une interface responsive. Aucune garantie de fonctionnement n’est donnée pour les autres navigateurs ou environnements.
En cas de non-paiement de l’abonnement, l’accès au compte sera suspendu. Le Client disposera alors d’un délai de 30 jours pour récupérer ses documents avant leur suppression définitive.
BLOOKOD pourra procéder à des opérations de maintenance programmée du Service. Ces interruptions seront notifiées préalablement au Client, durant lesquelles l’accès au Service pourra être temporairement suspendu.
4. Modalités d’abonnement, paiement et prix
4.1 Formules d’abonnement
Le Service BOOKIA est proposé sous forme d’abonnement mensuel sans engagement, selon les formules suivantes :
Starter : jusqu’à 3 utilisateurs, stockage de 100 documents maximum.
Pro : jusqu’à 15 utilisateurs, stockage de 500 documents maximum.
Entreprise : accompagnement des utilisateurs, nombre d’utilisateurs illimité, stockage de 1 000 documents maximum.
Chaque formule est facturée par utilisateur.
Un essai gratuit de 7 jours est offert uniquement pour les formules Starter et Pro, et uniquement lors de la première souscription. L’accès à cet essai gratuit est conditionné à la saisie d’une carte bancaire valide. À l’issue de cette période, sauf résiliation, l’abonnement basculera automatiquement en formule payante.
En cas de dépassement du nombre maximum de documents autorisés par la formule souscrite, l’ajout de nouveaux documents sera automatiquement bloqué jusqu’à la suppression de documents existants ou le passage à une formule supérieure.
Si l’Utilisateur atteint la limite maximale du forfait Entreprise (1000 documents) ou formule équivalente, ou en cas de besoin spécifique (stockage supplémentaire, volumétrie particulière, options avancées), il est invité à contacter le service client de BLOOKOD afin d’étudier une solution adaptée.
4.2 Utilisation de l’IA
Le Service inclut des fonctionnalités basées sur l’intelligence artificielle, notamment pour le tagging automatique, la classification intelligente et la recherche avancée par prompt.
L’utilisation de ces fonctionnalités est limitée en fonction de la formule d’abonnement choisie, sur la base d’un quota mensuel de requêtes IA.
Au-delà du quota alloué, le Client ne pourra plus utiliser les fonctionnalités IA jusqu’au renouvellement du mois d’abonnement, sauf s’il souscrit à une offre supérieure ou à une option complémentaire.
Les limites exactes de requêtes IA par formule d’abonnement sont précisées sur la page tarifaire accessible à l’adresse [URL de la tarification].
4.3 Modalités de paiement
Le prix de l’abonnement est facturé mensuellement et d’avance, par prélèvement automatique via carte bancaire, au moyen du prestataire de paiement sécurisé Stripe.
Les factures correspondantes sont mises à disposition du Client directement dans son espace personnel sur la plateforme BOOKIA.
4.4 Taxes
Les prix indiqués s’entendent hors taxes. La TVA française (20 %) est appliquée lors de la facturation, sauf exonération légale applicable.
4.5 Non-paiement
En cas d’échec de prélèvement ou de non-paiement, l’accès au Service sera immédiatement suspendu.
Le Client disposera d’un délai de 30 jours pour régulariser sa situation ou exporter ses documents. Passé ce délai, l’ensemble des documents et données associées à son compte seront définitivement supprimés, sans possibilité de récupération. A vérifier
4.6 Révision des prix
Les prix des abonnements peuvent être modifiés par BLOOKOD.
Toute modification tarifaire sera notifiée au Client au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.
En cas de désaccord, le Client pourra résilier son abonnement avant la date d’application des nouveaux tarifs, sans frais ni pénalités.
5. Durée, reconduction et résiliation
5.1 Durée et reconduction
L’Abonnement au Service BOOKIA est conclu pour une durée initiale d’un (1) mois.
Il est ensuite reconduit tacitement par périodes mensuelles successives, sauf résiliation effectuée par le Client ou par BLOOKOD conformément aux présentes CGV.
Aucune formule annuelle n’est proposée.
5.2 Résiliation par le Client
Le Client peut résilier son Abonnement à tout moment depuis son espace personnel sur la plateforme.
La résiliation prendra effet à la fin de la période mensuelle déjà réglée. Aucun remboursement, total ou partiel, ne sera effectué. Le Client conserve l’accès au Service jusqu’à la prochaine échéance mensuelle.
5.3 Résiliation par BLOOKOD
BLOOKOD se réserve le droit de suspendre ou résilier un Abonnement, sans préavis, en cas de :
non-respect des présentes CGV et/ou des Conditions Générales d’Utilisation (CGU),
utilisation frauduleuse ou illicite du Service,
violation des droits de tiers,
tentative d’atteinte à la sécurité ou à l’intégrité du Service.
En fonction de la gravité du manquement, BLOOKOD pourra :
supprimer immédiatement l’accès du Client et l’ensemble de ses données,
et/ou, le cas échéant, signaler les faits aux autorités compétentes.
5.4 Fermeture définitive du Service
En cas de cessation définitive du Service BOOKIA, BLOOKOD informera les Clients au moins trois (3) mois avant la date d’arrêt effectif.
Le Client pourra alors exporter ses données pendant cette période. Passé ce délai, toutes les données seront supprimées.
6. Accès au Service et disponibilité
BLOOKOD met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer un accès continu au Service BOOKIA, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Conformément à sa Politique de Sécurité & SLA, BLOOKOD s’engage sur un taux de disponibilité mensuel cible de 99,5 %, hors opérations de maintenance planifiées et cas de force majeure.
La disponibilité effective du Service peut néanmoins être affectée par :
des opérations de maintenance programmée, annoncées préalablement via l’interface utilisateur et/ou par email,
des interventions techniques nécessaires au bon fonctionnement et à l’évolution de la plateforme,
des circonstances extérieures à BLOOKOD, telles que des défaillances du réseau internet, des prestataires externes (hébergeur, fournisseur IA), ou encore des cas de force majeure.
Les opérations de maintenance sont organisées de préférence en dehors des heures ouvrées. Durant ces périodes, l’accès au Service peut être temporairement suspendu.
En dehors de l’engagement de disponibilité défini ci-dessus, le Service est fourni sur la base d’une obligation de moyens et non d’une obligation de résultat.
7. Utilisation acceptable
Le Client s’engage à utiliser le Service BOOKIA conformément aux lois et réglementations en vigueur, ainsi qu’aux présentes CGV et CGU.
Il est strictement interdit au Client :
d’importer, stocker, partager ou traiter via le Service des documents contenant des contenus illicites ou contraires à l’ordre public (ex. incitation à la haine, terrorisme, pornographie, fraude, etc.),
d’utiliser le Service pour héberger ou diffuser des fichiers protégés par des droits de propriété intellectuelle sans autorisation,
de contourner, désactiver ou perturber les systèmes de sécurité ou de chiffrement mis en place,
de procéder à un usage abusif du Service, tel que :
un envoi massif ou automatisé de requêtes IA dépassant les limites prévues dans l’abonnement,
une surcharge volontaire de l’infrastructure (attaques, spam, etc.),
le partage d’un même compte utilisateur entre plusieurs personnes,
d’utiliser le Service à des fins de rétro-ingénierie, de copie ou de développement d’un service concurrent.
BLOOKOD se réserve le droit de suspendre ou de résilier immédiatement l’accès du Client au Service en cas de non-respect des règles ci-dessus, conformément à l’article 5.3 des présentes CGV.
8. Propriété intellectuelle
8.1 Droits sur le Service
L’ensemble des éléments constituant le Service BOOKIA incluant, sans que cette liste soit limitative, le logiciel, les algorithmes, les interfaces, les bases de données, les contenus graphiques, textuels et visuels qui sont la propriété exclusive de BLOOKOD, et sont protégés par le droit d’auteur, le droit des marques et toute autre législation applicable en matière de propriété intellectuelle.
Le Client bénéficie d’une licence d’utilisation limitée, non exclusive, non transférable et révocable du Service, pour la durée de son Abonnement et pour le seul usage de son organisation.
Aucun droit de propriété n’est transféré au Client.
Toute reproduction, diffusion, commercialisation, adaptation ou modification du Service BOOKIA sans autorisation écrite préalable de BLOOKOD est interdite.
8.2 Droits sur les documents du Client
Les documents, fichiers et données importés par le Client dans la plateforme demeurent la propriété exclusive du Client.
BLOOKOD n’acquiert aucun droit de propriété intellectuelle sur ces contenus et n’en fait aucun usage autre que celui nécessaire à la fourniture du Service (stockage, traitement IA, restitution).
8.3 Technologies tierces
Certaines fonctionnalités du Service peuvent s’appuyer sur des technologies ou services tiers, notamment des modèles d’intelligence artificielle fournis par des partenaires externes. Ces technologies restent la propriété de leurs éditeurs respectifs et sont mises à disposition du Client par l’intermédiaire du Service BOOKIA.
9. Traitement des données & RGPD
9.1 Rôle des parties
Dans le cadre de l’utilisation du Service BOOKIA :
le Client demeure responsable du traitement des données qu’il importe dans la plateforme (documents, fichiers, informations associées),
BLOOKOD agit en tant que sous-traitant au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), et traite les données uniquement pour le compte du Client et selon ses instructions.
9.2 Collecte et traitement des données
Le Service implique le stockage, le classement et le traitement des documents importés par le Client.
Ces traitements incluent notamment :
l’analyse automatique des documents par des algorithmes d’intelligence artificielle afin de générer des tags et métadonnées,
le classement intelligent des documents,
la recherche par prompt IA dans les contenus importés.
Afin de fournir ces fonctionnalités, certains documents déposés sur la plateforme peuvent être soumis à un traitement par des sociétés tierces spécialisées en intelligence artificielle, exclusivement dans le but de restituer les fonctionnalités proposées au Client.
Le Client reconnaît que BLOOKOD ne saurait être tenue pour responsable des traitements réalisés par ces sociétés tierces. En déposant des documents sur la plateforme, le Client accepte expressément que ces informations puissent être traitées par des IA externes.
9.3 Données personnelles du Client
Lors de la création d’un compte sur BOOKIA, les seules données personnelles collectées sont :
le nom et prénom du Client,
son adresse email professionnelle.
Ces informations sont utilisées uniquement pour la gestion du compte et la communication entre BLOOKOD et le Client.
Elles ne seront jamais revendues ni utilisées par une autre entreprise que BLOOKOD.
BLOOKOD se réserve toutefois le droit d’utiliser ces informations pour contacter directement le Client (support, informations contractuelles, évolution du Service, offres commerciales liées à BOOKIA).
En cas de suppression du compte, ces informations personnelles sont totalement supprimées de la base de données.
9.4 Hébergement et sécurité
Les données du Client sont hébergées sur des serveurs situés dans l’Union européenne, bénéficiant de mesures de sécurité conformes aux standards de l’industrie (chiffrement des données en transit et au repos, sauvegardes régulières, contrôles d’accès).
BLOOKOD s’engage à mettre en œuvre les moyens techniques et organisationnels nécessaires pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données.
9.5 Droits des personnes concernées
Conformément au RGPD, toute personne dont les données figurent dans les documents importés dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et de limitation du traitement.
Le Client, en tant que responsable de traitement, est seul habilité à recueillir et gérer les demandes liées à ces droits. BLOOKOD l’assistera dans la mesure de ses moyens pour répondre à ces demandes.
9.6 Conservation et suppression des données
Les données du Client sont conservées pendant toute la durée de l’Abonnement.
En cas de résiliation ou de suppression du compte, les données seront supprimées au plus tard 30 jours après la fin de l’Abonnement, sauf demande expresse d’export formulée par le Client avant ce délai.
9.7 Utilisation de services tiers
Dans le cadre du fonctionnement du Service, BLOOKOD peut recourir à des prestataires tiers pour l’hébergement et le traitement IA. Ces prestataires sont sélectionnés pour leur conformité au RGPD et à des standards élevés de sécurité.
La liste des sous-traitants essentiels est disponible sur simple demande du Client.
10. Réversibilité et restitution des données
10.1 Droit à la réversibilité
En cas de résiliation de l’Abonnement ou de suppression du compte, le Client conserve la possibilité d’exporter ses documents et données depuis la plateforme BOOKIA, dans un format standard (ex. PDF, ZIP, CSV selon les fonctionnalités disponibles).
L’export des documents s’effectue directement via la plateforme, au format PDF. Le Client peut choisir d’exporter ses documents page par page ou bien de les compiler dans un ou plusieurs fichiers regroupés, selon les options disponibles.
10.2 Délai d’accès
Le Client dispose d’un délai de 30 jours à compter de la fin effective de son Abonnement pour procéder à l’export de ses données.
Passé ce délai, l’ensemble des documents et données du Client seront supprimés définitivement et irrémédiablement, sans possibilité de récupération.
10.3 Modalités techniques
L’export des données est effectué directement par le Client depuis son espace sur la plateforme BOOKIA.
[Nom de la société] n’est pas tenue de fournir un support technique particulier ou un format spécifique au-delà des outils mis à disposition dans le Service.
10.4 Données personnelles du compte
Les informations personnelles collectées pour la gestion du compte (nom, prénom, adresse email professionnelle) sont également supprimées de manière définitive dans un délai maximal de 30 jours après la clôture du compte, conformément à l’article 9.3 des présentes CGV.
10.5 Absence de valeur probante
Il est expressément rappelé que BOOKIA n’est pas une solution d’archivage légal ou probant.
L’export des données n’a pas vocation à satisfaire aux obligations légales d’archivage ou de conservation imposées à certains secteurs d’activité (comptabilité, santé, finances, etc.).
11. Responsabilité & garanties
11.1 Obligation de moyens
BLOOKOD s’engage à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer le bon fonctionnement du Service BOOKIA.
Le Client reconnaît toutefois que le Service est fourni sur la base d’une obligation de moyens et non d’une obligation de résultat.
11.2 Limitation de responsabilité
La responsabilité de BLOOKOD, quelle qu’en soit la cause ou la nature, est expressément limitée au montant des sommes effectivement payées par le Client au titre de l’Abonnement au cours des douze (12) derniers mois.
En aucun cas, BLOOKOD ne pourra être tenue responsable de :
pertes ou altérations de données du Client,
interruptions, pannes ou dysfonctionnements indépendants de sa volonté (hébergeur, réseau Internet, prestataire IA tiers, etc.),
dommages indirects subis par le Client (perte de chiffre d’affaires, perte d’image, perte de clientèle, etc.),
résultats, suggestions ou analyses fournis par l’intelligence artificielle intégrée au Service.
11.3 Avertissement sur l’utilisation de l’IA
Le Client est informé que les fonctionnalités d’intelligence artificielle intégrées à BOOKIA (tagging automatique, classification, recherche par prompt, génération de books) reposent sur des algorithmes qui peuvent produire des résultats incomplets, inexacts ou approximatifs.
Ces résultats ont uniquement vocation à assister le Client et ne peuvent en aucun cas se substituer à son jugement ou à ses obligations professionnelles.
BLOOKOD ne saurait être tenue responsable des conséquences liées à une utilisation exclusive ou abusive des résultats fournis par l’IA.
11.4 Absence de garantie
Le Service est fourni “en l’état” (“as is”), sans garantie expresse ou implicite, notamment concernant son adaptation à un besoin particulier, l’exactitude des résultats de l’IA ou l’absence d’erreurs dans le Service.
12. Confidentialité
12.1 Engagement de confidentialité
BLOOKOD s’engage à considérer comme strictement confidentiels l’ensemble des documents, fichiers et données importés par le Client dans la plateforme BOOKIA.
Ces informations ne seront accessibles qu’aux utilisateurs autorisés par le Client et ne feront l’objet d’aucune communication à des tiers, sauf obligation légale ou judiciaire.
12.2 Accès restreint
L’accès aux documents et données est limité aux seuls collaborateurs et sous-traitants de BLOOKOD qui ont besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions et uniquement pour assurer le bon fonctionnement du Service.
Ces personnes sont soumises à une obligation contractuelle de confidentialité.
12.3 Traitements par intelligence artificielle
Certains documents déposés sur la plateforme peuvent être soumis à des traitements par des systèmes d’intelligence artificielle externes, exclusivement dans le cadre des fonctionnalités proposées par BOOKIA (tagging automatique, recherche par prompt, génération de books).
Le Client reconnaît que, bien que BLOOKOD prenne toutes les précautions nécessaires pour sélectionner des prestataires conformes au RGPD et respectueux de la confidentialité, elle ne saurait garantir de manière absolue l’absence de tout risque lié à l’utilisation de ces services externes.
12.4 Protection technique et chiffrement
Tous les documents déposés sur la plateforme BOOKIA font l’objet d’un chiffrement systématique.
Ils ne sont jamais stockés en clair sur les serveurs et sont uniquement accessibles via l’application, après authentification du Client.
Chaque Client dispose d’une clé de chiffrement qui lui est propre, garantissant que ses documents ne sont accessibles qu’à son organisation.
En outre, une sauvegarde isolée et chiffrée des données est réalisée régulièrement afin de garantir leur confidentialité et leur disponibilité en cas d’incident.
12.5 Durée de l’engagement
L’obligation de confidentialité de BLOOKOD perdure pendant toute la durée de l’Abonnement et subsiste pendant une période de cinq (5) ans après sa résiliation ou expiration, sauf si les documents concernés ont été supprimés ou rendus publics par le Client.
13. Sous-traitants et services tiers
13.1 Recours à des sous-traitants
Pour la fourniture du Service BOOKIA, BLOOKOD peut recourir à des prestataires externes (hébergeurs, prestataires de paiement, services d’intelligence artificielle, outils techniques).
Ces sous-traitants interviennent uniquement dans la limite nécessaire à l’exécution du Service et sont tenus de respecter des obligations de sécurité et de confidentialité conformes au RGPD.
13.2 Prestataires principaux
Paiement : les transactions financières sont traitées par Stripe, prestataire spécialisé et certifié PCI-DSS.
Hébergement : les données du Client sont stockées sur des serveurs opérés par un hébergeur cloud sélectionné par BLOOKOD.
Fournisseurs de services d’intelligence artificielle : certains traitements de documents (analyse, tagging, recherche avancée) peuvent être réalisés via des prestataires externes choisis par BLOOKOD.
13.3 Décision sur le choix des prestataires
BLOOKOD demeure seule décisionnaire du choix des prestataires d’hébergement et d’intelligence artificielle utilisés pour la fourniture du Service.
Le Client peut obtenir, sur simple demande, l’identité des prestataires effectivement en place au moment de son Abonnement.
BLOOKOD se réserve le droit de modifier librement ses prestataires d’hébergement ou d’intelligence artificielle, sans obligation d’en informer préalablement le Client.
13.4 Responsabilité
BLOOKOD reste responsable vis-à-vis du Client de la bonne exécution de ses obligations contractuelles, y compris lorsque l’exécution est confiée à des sous-traitants.
Toutefois, BLOOKOD ne pourra être tenue responsable des manquements imputables exclusivement à ces prestataires, dans les limites fixées à l’article 11 « Responsabilité & garanties ».
14. Modification des CGV
BLOOKOD se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes Conditions Générales de Vente afin de les adapter aux évolutions légales, réglementaires, techniques ou commerciales du Service BOOKIA.
Modifications mineures : les corrections éditoriales, précisions ou améliorations rédactionnelles n’ayant pas d’impact significatif sur les droits et obligations du Client peuvent être appliquées sans notification préalable.
Modifications substantielles : toute modification ayant un impact direct sur les conditions financières, contractuelles ou sur les droits et obligations du Client sera notifiée par BLOOKOD email, au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur.
En cas de désaccord avec les nouvelles conditions substantielles, le Client pourra résilier son Abonnement avant la date d’application des modifications, sans frais ni pénalités.
L’utilisation continue du Service après l’entrée en vigueur des nouvelles CGV vaut acceptation pleine et entière de celles-ci par le Client.
15. Force majeure
Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d’un manquement ou d’un retard dans l’exécution de ses obligations contractuelles résultant d’un cas de force majeure, tel que défini par l’article 1218 du Code civil et la jurisprudence française.
Sont notamment considérés comme cas de force majeure, sans que cette liste soit limitative :
les catastrophes naturelles (inondations, incendies, séismes…),
les conflits armés, actes de terrorisme, émeutes ou troubles civils,
les pannes ou interruptions des réseaux de communication électroniques indépendantes de la volonté de BLOOKOD,
les cyberattaques massives ou incidents de sécurité exceptionnels rendant le Service indisponible.
En cas de survenance d’un tel événement, l’exécution des obligations sera suspendue pendant toute la durée du cas de force majeure.
Si la durée de l’événement excède soixante (60) jours calendaires, chacune des parties pourra résilier le contrat sans indemnité, par notification écrite.
16. Loi applicable et juridiction
Si une ou plusieurs stipulations des présentes CGV devaient être déclarées nulles, invalides ou inapplicables par une juridiction compétente, cette nullité ou inapplicabilité n’affectera pas la validité des autres dispositions, qui conserveront leur plein effet.
Dans une telle hypothèse, les parties s’engagent à remplacer la clause annulée par une stipulation valide, conforme à la législation applicable, et reflétant autant que possible l’intention initiale des parties.
17. Contact
Pour toute question relative aux présentes CGV, le client peut contacter BLOOKOD :
Email : contact@blookod.com
Adresse postale : 20 avenue andré Prothin, 92400 courbevoie
